SISCOD

A empresa que está enquadrada como emissora de Nfe tem a obrigação de armazenar os arquivos XML das notas que emite (saída) e das notas que recebe (entrada).

Esta é uma operação altamente delicada, pois se o armazenamento for efetuado de forma incorreta causará muita dor de cabeça quando for fiscalizada.

A perda de um destes arquivos equivale ao extravio de uma Nota Fiscal, ou seja, deve ser feito um comunicado formal nos jornais de grande circulação, uma denuncia espontânea a Secretaria de Fazenda comunicando o ocorrido e, quando fiscalizada, corre um alto risco de ser autuada.

Não é confiável armazenar estes arquivos em Pen drive, CD, DVD, ou até mesmo em HD seja ele Interno ou Externo. Esta forma de armazenamento com estes equipamentos é amadora e não traz a segurança necessária a um assunto tão importante. Tais dispositivos podem queimar, arranhar ou serem roubados. Além disso os arquivos XML devem ser verificados no seu conteúdo para saber se realmente é o arquivo que o fiscal utilizará. Ao simplesmente copiar um arquivo enviado pelo seu fornecedor para um Pen drive você desconhece o seu conteúdo e não sabe se este é realmente o arquivo que o fiscal vai utilizar, imagine após cinco anos armazenando os arquivos, fazendo backups e tudo mais, você descobrir que a maioria dos arquivos que seus fornecedores lhe enviavam não atendem a exigência do fisco. Ou o sistema que você utiliza efetua a autorização na Receita Federal corretamente mas o arquivo não.

O SISCOD foi desenvolvido para oferecer a segurança necessária a todo este delicado processo que é o armazenamento. De forma segura e profissional ele analisa a estrutura, layout, e conteúdo. Também não é necessário verificar os dados junto a Receita Federal, pois o sistema checa a autenticidade do conteúdo automaticamente, avisando se o arquivo foi adulterado.

Segundo a Clausula Décima do Ajuste SINIEF 08/2010 do Regulamento do ICMS a empresa que emite a NFe é obrigada a enviar ou disponibilizar o arquivo XML a seu cliente para que este, ao receber, o armazene. Visando atender também esta exigência o SISCOD envia automaticamente os arquivos XML pelo e-mail ou disponibiliza através do Arquivo Nacional da NFe (www.arquivonacionaldanfe.com.br) os arquivos XML para que seu cliente possa fazer o download sempre que precisar.

Outra vantagem é que sua Transportadora através do Portal poderá acessar, consultar e fazer o download do arquivo XML. Atualmente os sistemas das transportadores permitem a integração do arquivo XML com seus sistemas gerando automaticamente o Conhecimento de Transporte trazendo agilidade e segurança no processo, eliminando o fluxo de papel e erros de digitação.

Finalmente para que todo o processo seja concluído com total segurança o SISCOD compartilha com seu contador todos os arquivos que você armazena. Desta forma ele poderá fazer o download dos arquivos XML de forma organizada dentro do período e escriturar os arquivos utilizando módulos de importação apropriados pra esta finalidade nos sistemas de contabilidade. O contador fazendo a escrituração eletrônica dos arquivos você terá 100% de certeza de que todo o processo foi feito com as mesmas informações enviadas a Receita Federal, pois um dos grandes problemas atualmente é a divergência de dados fornecidos ao governo. Seu contador, efetuando a importação destes arquivos ganhará agilidade na apuração dos impostos evitando com isso que ele lhe envie as guias de pagamento no dia do vencimento.

PERGUNTAS FREQUENTES (retirado do site da Receita Federal do Brasil)

O que muda para meu cliente se minha empresa passar a utilizar NF-e em suas operações?

A principal mudança para os destinatários da NF-e, seja ele emissor ou não deste documento, é a obrigação de verificar a validade da assinatura e a autenticidade do arquivo, bem como a concessão da Autorização de Uso da NF-e mediante consulta eletrônica nos sites das Secretarias de Fazenda ou Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica (www.nfe.fazenda.gov.br/portal).

Ajuste SINIEF 08/2010 - Clausula Sétima

O emitente da NF-e deverá, obrigatoriamente, encaminhar ou disponibilizar download do arquivo da NF-e e seu respectivo Protocolo de Autorização de Uso ao destinatário e ao transportador contratado, imediatamente após o recebimento da autorização de uso da NF-e.

Ajuste SINIEF 08/2010 - Clausula Decima

O emitente e o destinatário deverão manter a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.

É correto afirmar que, como a Secretaria da Fazenda já recebe a NF-e, a empresa emitente não mais precisa guardar a NF-e?

Não. O emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e´s pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais. Quando solicitado, deverão apresentar os arquivos digitais à administração tributária.

Em caso de sinistro ou perda do arquivo eletrônico das NF-e, seriam estas disponibilizadas para recuperação por parte da SEFAZ ou SRF?

Não. Da mesma forma que a guarda das Notas Fiscais em papel fica a cargo dos contribuintes, também a cargo destes ficará a guarda dos documentos eletrônicos. Ressalte-se que os recursos necessários para a guarda do documento digital, incluindo backup, têm um custo muito inferior do que a guarda dos documentos físicos, permitindo ainda a rápida recuperação do arquivo e suas informações.

Os clientes têm obrigatoriedade de acessar algum site e imprimir a NF-e? Em quantas vias?

A NF-e é um documento eletrônico, digital, não podendo ser impressa. A impressão de seu conteúdo não tem valor jurídico, tampouco contábil/fiscal. É obrigação do destinatário verificar a autenticidade da NF-e por consulta ao Portal Nacional ou ao site da SEFAZ autorizadora.